Mitarbeiter Empfang und Officemanagement (m/w/d)

Branicks Group AG

Die Branicks Group ist eine der führenden Unternehmen für Investment- und Asset Management von erstklassigen Gewerbeimmobilien und Immobilien mit Wertsteigerungspotenzial.

Als vertikal integrierter Immobilienmanager setzt Branicks auf einen 360 Grad-Ansatz, um in jeder Phase des Investmentprozesses Potenziale zu erkennen und auszuschöpfen. Unser hoch qualifiziertes Team betreut Investoren, managet Anlagevehikel und sorgt für ein professionelles Immobilienmanagement.

In unserer Firmenzentrale im Global Tower in Frankfurt am Main suchen wir Sie als neues Mitglied für unser Team am Empfang.

Empfang und Officemanagement

Ihre Aufgaben:

Empfang:

• Professioneller Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Kunden
• Bedienung der Telefonzentrale sowie Annahme und Weiterleitung von Anrufen
• Bearbeitung des zentralen Empfangs-E-Mail-Postfachs
• Organisation, Koordination und Betreuung von Konferenzräumen inkl. Bewirtung
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs für den Standort Frankfurt sowie alle Niederlassungen
• Vorbereitung und Versand von Kuriersendungen
• Verwaltung von Zugangskarten, Schlüssel- und Zutrittsberechtigungen
• Verwaltung der Gästeparkplätze
• Ansprechpartner für Lieferanten, Dienstleister und Facility Services inkl. Beauftragung von Handwerkern, Reinigungsdiensten und sonstigen externen Dienstleistern

Office Management:

• Beschaffungswesen und Zentraleinkauf (Büromaterialien, Arbeitsmittel, Getränke, Kaffee/Tee, Dienstleistungen, Sonstiges)
• Verwaltung von Zeitungsabonnements
• Bearbeitung von Eingangsrechnungen im Dokumentenmanagementsystem (DocuWare)
• Administrative Unterstützung und Vertretung im Travel Management inkl. Liaison mit dem Reisebüro
• Arbeiten mit MS-Office (Word/Excel/Power Point)

Fuhrpark:

• Verwaltung und Koordination des Fuhrparks 
• Buchung und Verwaltung der Poolfahrzeuge am Standort
• Terminierung und Überwachung von Inspektionen, Wartungen und TÜV
• Abwicklung von Schadensmeldungen sowie Kommunikation mit Versicherungen und Werkstätten
• Verwaltung und Bestellung von Tankkarten sowie elektronischen Fahrtenbüchern
• Überwachung und Dokumentation der Fahrzeugnutzung unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien

Unser Empfangs- und Officemanagement Team arbeitet von Montags bis Freitags in zwei Schichten zwischen 7:30 Uhr und 19:00 Uhr (Freitags 18:00 Uhr). Die Stelle ist in 100% Präsenz zu besetzen. 

Ihr Profil

In Ihrer Rolle als Mitarbeitender Empfangs- und Officemanagement (m/w/d) hilft Ihnen folgendes:

• Abgeschlossene Ausbildung (z.B. Büromanagement, Hotelfach oder vergleichbar)
• Berufserfahrung im Office Management oder einem administrativen Service Umfeld (z.B. Front Office, Customer Service)
• Service-Affinität: "Gastgebermentalität"
• Organisationsgeschick
• Grundkenntnisse in MS-Office Anwendungen 
• Erfahrung im Fuhrparkmanagement von Vorteil, Aufgaben erlernbar 
• Professionelles, freundliches Auftreten
• Strukturierte, eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Durchsetzungs- und Teamfähigkeit
• Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Belastbarkeit

Sollten nicht alle Punkte auf Sie zutreffen, freuen wir uns dennoch auf Ihre Bewerbung!

Unser Angebot

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit geregelten Arbeitszeiten von Montag – Freitag 
• Es erwartet Sie ein engagiertes und motiviertes Team
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten zur Förderung Ihrer beruflichen Entwicklung
• Kostenfreie Kalt- und Heißgetränke sowie ein umfassendes Angebot an weiteren Erfrischungen
• Modernes, verkehrsgünstig und zentral gelegenes Büro mit exzellenter ÖPNV Anbindung im Global Tower Frankfurt
• Moderne technische Ausstattung mit Firmenlaptop 
• Regelmäßige Mitarbeiterveranstaltungen und Events in großer Runde
• Zugang zum PME-Familienservice für Coaching und Unterstützung im Alltag

Bewerben Sie sich!

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung im PDF-Format mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und ihrer Gehaltsvorstellung über unser Bewerbertool.

Anschließend werden wir Ihre Unterlagen sichten und uns telefonisch oder per E-Mail bei Ihnen mit einem Feedback melden.

Sollte Ihre Bewerbung überzeugen und wir möchten Sie kennenlernen, erwartet Sie folgender Prozess:

• Ein erstes Interview mit unserer Head of People & Culture (Ihre zukünftige Vorgesetzte) und HR
• Ein persönliches Kennenlernen am Standort (Team und Arbeitsumfeld) mit Schnuppertag (ca.4h)

Unsere Kollegen in Frankfurt freuen sich schon auf Sie!